¿Estaremos equivocados? o el SIGEDOC es una herramienta ineficaz

La experiencia con el SIGEDOC es cada vez más tortuosa.

Lo que se creó como un mecanismo para agilizar e identificar la correspondencia interna y externa de la entidad, es ahora una dura cortapisa a la agilidad y a la eficiencia.

La experiencia propia y la relatada por quienes SUFREN diariamente con el SIGEDOC indica que es la más absurda herramienta, de uso obligatorio solamente para los funcionarios rasos, que entorpece y vuelve no lento, sino TOTALMENTE LENTO el tramite documental.

Son varios los pasos y las maniobras que tienen que hacer los funcionarios una vez terminan el fondo de sus actuaciones o proyectan en derecho las decisiones de la entidad y ahí comienza la tortura: que el sistema no está habilitado; que falló el UAC (¿?); que no se puede, como antes, "copiar y pegar", sino que es necesario tomar foto de la pantalla y hacer unas ediciones propias de un publicista; que si el jefe no firma o lo cambian, asunto de todos conocido, frecuente en casi todas las dependencias, es necesario volver a imponer el "sello" del SIGEDOC, etc.

Toda esta labor, como ya se dijo, es de los profesionales en su gran mayoría, puesto que Coordinadores, Asesores y Directivos (estos últimos nunca) no se entienden con el sistema. Cuál es la consecuencia a nuestro modo de ver?. La saturación del nivel profesional a punta de diligenciar cuadros físicos y virtuales que solamente le restan tiempo para adelantar las gestiones profesionales, que bien sea en auditoría; en procesos misionales o en oficinas de apoyo, son de vital importancia.

 El problema principal radica en que una vez elaborado el documento, proyectada la decisión y terminado el acto administrativo, el mismo servidor debe "digitalizarlo" y sin ese "requisito", no hay la más leve posibilidad de que el documento siga su curso, haga trámite y llegue a su destino. La "digitalización" supone escanear el documento, para lo cual hay que hacer fila o turno en el escáner, grabarlo en memoria, "subirlo" de nuevo al "SIGEDOC", que es toda una complicación de muchos pasos (siempre y cuando no se bloquee), empezando por la búsqueda del mismo en ese sistema, no siempre con éxito, para luego entregarlo al servidor público que, previos otros pasos virtuales, habrá de llevarlo a su destino.

En resumen, el SIGEDOC rezaga la función, en vez de agilizarla, demora los trámites, enrarece el clima laboral porque unos lo hacen y otros no; es decir, lejos de haberse convertido en una herramienta ágil y útil, es un motivo de entorpecimiento.

Nuestra propuesta es que se revise el sistema operativo, se suspendan algunos pasos inoficiosos y se consolide esa función en cabeza de un grupo de compañeros que se dediquen a esta labor, tomándola como valor agregado para la evaluación del desempeño.

En este documento ASCONTROL, recoge el sentir de la mayoría de la funcionarios que sufren a diario los inconvenientes de este sistema que constituye uno solo de los tantos adoptados por la entidad y que poco contribuyen a un control fiscal verdaderamente eficiente.

 Por lo anterior, hacemos un llamado a la Administración con la esperanza de que tome cartas en el asunto y solucione ese grave impase 

 UNA CORRESPONDENCIA VERDADERAMENTE ÁGIL Y OPORTUNA ES UNA BUENA ARMA OFICIAL CONTRA LA CORRUPCIÓN

ASCONTROL SIEMPRE CONTIGO
JUNTA DIRECTIVA NACIONAL