Dificultades con la complementación del SAE en gerencia Cauca

Doctor
EDGARDO MAYA VILLAZÓN
Contralor General de la República Bogotá D.C.

Asunto: SAE-Grupo de Responsabilidad Fiscal Gerencia Cauca.

Respetado Doctor.

Frente a las reiteradas manifestaciones de diferentes Grupos de Responsabilidad

Fiscal y Jurisdicción Coactiva de varias Gerencias del país, relacionadas con las dificultades y problemática en la implementación del SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO SAE, el Grupo de Investigaciones de la Gerencia Cauca se aúna a dichas voces, poniendo en conocimiento nuestra situación particular en la ejecución y desarrollo de esta herramienta tecnológica:

1. Cuando inició la implementación de este aplicativo, el Grupo debió prácticamente paralizar la sustanciación de los expedientes para dar prelación al cargue de información en el sistema, dado que se nos impuso términos preclusivos y de obligatorio cumplimiento, lo cual afectó gravemente la actividad misional de responsabilidad fiscal, más aún cuando la plataforma desde un principio presentó problemas y fallas técnicas que no permitían el registro y cargue continuo de la información.

2. La implementación del Sistema, así como su aplicación diaria, ha conllevado que los funcionarios Sustancíadores afrontemos una carga adicional, ajena a la esencia de la labor de sustanciación.

3. Las actividades de cargue y organización de información en las diferentes plataformas tecnológicas como SAE, SIREF, SIGEDOC, demandan mucho tiempo perjudicando el impulso procesal de los expedientes que nos han sido asignados, colocando en la disyuntiva de tener actualizados los sistemas establecidos o tener al día el trámite de los expedientes, en ambos casos so pena de investigación disciplinaria.

4. Se crean nuevas herramientas tecnológicas y se obliga a su implementaciónde manera inmediata, sin ningún estudio de los sistemas ya existentes. Tal es el caso del SAE y SIREF, aplicativos en los que se debe introducir todas y cada una de las actuaciones procesales surtidas, generando una duplicidad en el cargue de información, que consideramos innecesario para el seguimiento de los procesos.

5. La implementación del SAE ha generado un incremento de la carga laboral para el Grupo de Investigaciones que puede afectar el cumplimiento de las metas exigidas, dado que no solo se tiene que proyectar providencias y dar impulso a los procesos, sino verificar el correcto cargue de la providencia en el SAE, descargarlas, enviar a notificación, organizar la correspondencia y demás información que se genera por el expediente en SAE y SIGEDOC, incluir todas las actuaciones igualmente en el SIREF: así como también ha generado inconformismo cuando estamos dedicando gran parte de nuestro tiempo laboral a actividades que no profundizan nuestro perfil profesional.

6. Cuando se presentan errores en el cargue de información, no es posible eliminar únicamente la actuación ingresada, por lo que se tiene que surtir un trámite ante la mesa de ayuda para ver si es posible realizarlo, en caso contrario nos vemos evocados a eliminar toda la información cargada al expediente, y crearlo de nuevo para corregir la situación presentada.

7. Resulta preocupante la posible vulneración del debido proceso y el derecho de defensa de los presuntos responsables por cuanto: no existen terminales en esta Gerencia para que la defensa o el investigado acceda a la información de la plataforma, no se ha implementado el módulo de consultas, la información contenida en la plataforma no tiene un orden establecido lo que dificulta su consulta, no se ha implementado el índice electrónico; situaciones que fueron informadas a la administración anterior sin que se haya emitido una respuesta que otorgue soluciones a dicha problemática.

8. Adicionalmente, la CGR no ha implementado acciones ante otros organismos como Fiscalía, Procuraduría, Registraduría de Instrumentos Públicos, Secretarías de Tránsito y Transporte, informando sobre la introducción de la firma digital y su validez para las actuaciones remitidas, quienes se abstienen de registrar y suministrar información por no allegar las decisiones firmadas en físico. Estas dificultades trastocan y hacen dispendiosa nuestra labor y genera retraso en los términos de las actuaciones, las cuales fueron puestas en conocimiento de la Mesa de Ayuda SAE, sugiriendo que se adopte una misiva general ante las autoridades externas, pero hasta el momento no ha sido atendida.

9. El SAE está desconociendo el rol y las funciones de los Coordinadores de Gestión del Grupo de Investigaciones, contrario a lo dispuesto en la

Resolución Orgánica 6541 de 2012, toda vez que se les ha entregado TOKEN con funciones de "sustanciación", más no de revisión, control, seguimiento y monitoreo, que son connaturales a sus funciones. Por ende, para los Coordinadores es imposible a través del SAE ejercer control y acceder a los expedientes electrónicos y ejercer a cabalidad sus funciones de revisión. La solución que da la Mesa de Ayuda SAE se limita a informar que el acceso a los procesos debe hacerse a través del TOKEN de un Directivo, cuestión que contraviene la condición de ser intransferible y de uso personal o, que en últimas, se trasladen los expedientes a la bandeja del Coordinador, quien — recuérdese- solo tiene rol de Sustanciador y no se le permite dejar rastro de su revisión y aprobación. En nuestro criterio, esta solución no es la técnicamente viable ni se atempera a la realidad del trámite procesal reglamentado por la CGR.

10. El área de jurisdicción Coactiva, se encuentra en esta Gerencia a cargo de un solo funcionario quien maneja más de 103 expedientes, con sus respectivas carpetas de búsqueda de bienes, algunos con carpeta de cautelares, y excepciones, por lo que el manejo de este sistema conjuntamente con las plataformas ya establecidas y los informes repetitivos que debe rendir, tal como el Informe Semanal de Procesos, (Creado por el Despacho de la Vice Contralora), y el Informe IPU de Procesos de Cobro, (Que como su nombre lo indica, era el Informe Periódico Único), el cual se presenta de manera mensual y refleja el movimiento de los procesos en el mes que se rinde, afectará ostensiblemente su actividad misional. Por cuanto, si el funcionario se dedica al cargue de los procesos, se descuidará la sustanciación de los expedientes a cargo.

11. La capacitación en el manejo del sistema para el área de Secretaría Común se programó de manera intempestiva y se surtió en periodo de vacaciones, por lo que obviamente es muy posible, como ocurrió en esta Gerencia, que los funcionarios responsables de Secretaría Común no tenga conocimiento de su funcionamiento o deban realizar auto capacitación sometiéndose a la improvisación o ensayo.

Las anteriores deficiencias del sistema y las dificultades en su manejo por el Grupo de Investigaciones, que creernos obedecen a una falta de planeación en su diseño e implementación obstaculizan de manera grave la función misional de los Grupos de Responsabilidad Fiscal, la cual no es otra que la recuperación de los recursos públicos.

Es nuestro propósito fortalecer la labor misional del Grupo de Investigaciones y no somos ajenos a la evolución en el manejo de los expedientes ni a las polítioas del Gobierno Nacional, pero consideramos que el objeto misional no debe obstaculizarse con la implementación de procedimientos administrativos engorrosos, reiterativos y concentrados en un mismo funcionario, cuando lo que se busca es propender por la economía y agilidad en los procesos.

Por lo anterior, y siendo conocedores de su amplio conocimiento en la Administración Pública, nos permitimos de manera respetuosa presentarle las siguientes solicitudes:

1. Implementación gradual del Sistema o su suspensión, en la medida en que se superen las dificultades expuestas.

2. Distribución de los roles en otros niveles para la ágil administración de los sistemas.

3. Evaluación de los sistemas establecidos para evitar duplicidad en el manejo de la información.

4. Determinar mecanismos para garantizar el debido proceso y el derecho de defensa de los investigados.

Agradecemos la atención que suministre a este comunicado.

Cordialmente
GRUPO DE INVESTIGACIONES, JUICIOS FISCALES Y JURISDICCIÓN COACTIVA GERENCIA CAUCA.